Deskripsi Sistem Informasi

Menurut John F. Nash (1995), sistem informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas ataupun teknologi, media, prosedur serta pengendalian yang memiliki maksud untuk menata jaringan komunikasi yang penting, proses maupun transaksi tertentu secara rutin, membantu manajemen serta pemakai intern maupun ekstern dan menyediakan dasar dari pengambilan keputusan yang tepat. Dari pengertian tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi mengacu pada suatu sistem yang terdiri dari komponen-komponen yang terintegrasi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi yang diperlukan untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Komponen-komponen tersebut meliputi orang, teknologi informasi, data, prosedur, dan kebijakan.

Ada banyak sekali jenis sistem informasi, beberapa di antaranya adalah:

Sistem Informasi Manajemen (SIM), digunakan untuk membantu manajemen dalam mengambil keputusan dengan menyediakan informasi yang dibutuhkan dalam proses pengambilan keputusan.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA), digunakan untuk membantu proses akuntansi dalam suatu organisasi, seperti pembukuan, pembayaran, dan pelaporan keuangan.
Sistem Informasi Perbankan (SIP), digunakan oleh bank untuk mengelola informasi tentang nasabah, transaksi, dan layanan perbankan lainnya.
Sistem Informasi Geografis (SIG), digunakan untuk memetakan, menganalisis, dan memvisualisasikan data geografis.
Sistem Informasi Pemasaran (SIP), digunakan untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang pasar dan konsumen, sehingga dapat membantu dalam merancang strategi pemasaran yang efektif.

Sistem Informasi Akuntansi Aset Tetap

Sistem informasi yang akan dibahas kali ini adalah sistem informasi akuntansi aset tetap. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, sistem informasi akuntansi (selanjutnya disebut dengan SIA) merupakan salah satu jenis sistem informasi. Sistem informasi ini terdiri dari proses, prosedur, dan teknologi yang digunakan untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisis, dan mengkomunikasikan informasi keuangan kepada pengguna yang memerlukan informasi tersebut, seperti manajemen, pemilik, investor, kreditor, dan pihak-pihak yang terkait lainnya. SIA membantu perusahaan dalam mengelola keuangan dan akuntansi dengan cara yang lebih efisien dan akurat. Dalam SIA, data keuangan dianalisis dan disajikan dalam bentuk laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas. Selain itu, SIA juga dapat membantu dalam mengatur pembayaran tagihan, mengelola persediaan, dan memantau pembayaran dari pelanggan.

Aset tetap (fixed assets) adalah jenis aset milik suatu perusahaan atau organisasi yang mempunyai manfaat ekonomis dan digunakan dalam kegiatan operasional mereka secara terus menerus selama periode waktu yang cukup lama, bukan untuk dijual kembali. Karakteristik yang dimiliki, antara lain, frekuensi transaksi yang relatif sedikit, nilai traksaksi yang umumnya besar, pengendalian sejak perencanaan, dan pengeluaran terkait aset berupa pengeluaran pendapatan dan pengeluaran modal. Aset tetap dapat berupa properti seperti tanah, bangunan, atau mesin dan peralatan yang digunakan untuk memproduksi barang atau jasa.

Dengan demikian, SIA aset tetap adalah jenis sistem informasi akuntansi yang digunakan untuk mengelola informasi keuangan yang berkaitan dengan aset tetap pada suatu perusahaan atau organisasi. Sistem ini mencakup proses pencatatan dan pelaporan informasi terkait aset tetap, termasuk akuisisi, penempatan, pemeliharaan, penyusutan, dan penghapusan aset. SIA aset tetap dapat membantu perusahaan untuk memantau aset tetap mereka secara efektif, sehingga perusahaan dapat mengambil keputusan yang lebih tepat dan strategis terkait dengan aset tetap. Dalam sistem ini, informasi yang disimpan antara lain: unit pengguna dan siklusnya, siklus pengeluaran, manajemen, vendor, dan sistem GLRS.

Jika dilihat dari proses bisnisnya, SIA aset tetap dapat dikategorisasikan menjadi 3 tahap:

Perolehan (acquisition)
Pengelolaan (maintenaince)
Penghentian (disposal)

Skema Proses Bisnis dalam SIA Aset Tetap
*Sumber: YouTube/Suprayitno, 2023*

Digunakan untuk Apa?

Secara umum, sistem informasi akuntansi (SIA) dirancang untuk memproses data keuangan dan akuntansi dalam suatu organisasi. SIA memiliki beberapa kegunaan penting, antara lain:

Merekam dan memproses transaksi keuangan

SIA digunakan untuk merekam dan memproses transaksi keuangan seperti pembelian, penjualan, pembayaran, dan penerimaan uang. Hal ini membantu perusahaan untuk memantau arus kas dan menghasilkan laporan keuangan.

Menghasilkan laporan keuangan

SIA dapat menghasilkan laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas. Laporan-laporan ini memberikan gambaran tentang kinerja keuangan perusahaan dan dapat digunakan untuk membuat keputusan bisnis.

Mengontrol sistem internal

SIA membantu mengontrol sistem internal perusahaan dengan menyediakan informasi tentang transaksi keuangan dan inventaris. Hal ini membantu perusahaan mengidentifikasi masalah dan kesalahan dalam sistem internal dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk memperbaikinya.

Memfasilitasi pengambilan keputusan

SIA menyediakan informasi keuangan yang berguna untuk membuat keputusan bisnis seperti mengevaluasi kinerja perusahaan, mengevaluasi proyek baru, dan menentukan strategi bisnis.

Meningkatkan efisiensi

SIA membantu meningkatkan efisiensi operasional perusahaan dengan mengotomatisasi proses akuntansi dan keuangan. Hal ini membantu mengurangi waktu dan biaya yang dibutuhkan untuk memproses transaksi keuangan.

Mengurangi risiko kecurangan

SIA dapat membantu mengurangi risiko kecurangan dengan memberikan kontrol akses dan memastikan bahwa semua transaksi direkam dan diproses dengan benar. Hal ini membantu meningkatkan integritas data keuangan perusahaan.

SIA akuntansi aset tetap memiliki kegunaan pada masing-masing jaringan sub-sistemnya:

Sistem pembelian (mencatat harga pokok aset tetap dari pembelian)
Sistem perolehan melalui pembangunan (mencatat harga pokok aset tetap dari pembangunan sendiri)
Sistem pengeluaran modal (mencatat tambahan harga pokok aset tetap melalui capital ependiture)
Sistem penghentian (mencatat penguranagn harga pokok dan akumulasi penyusutan aset tetap yang dihentikan pemakaiannya, keuntungan dan kerugian yang timbul)
Sistem transfer (mencatat transfer aset tetap dari satu pusat pertanggungjawaban ke pusat pertanggungjawaban yang lain)
Sistem revaluasi (mencatat transaksi penilaian kembali aset tetap)
Sistem akuntansi penyusutan (mencatat beban penyusutan aset tetap)

Stakeholder

Stakeholder adalah setiap individu atau kelompok yang dapat mempengaruhi atau dipengaruhi oleh pencapaian tujuan sebuah organisasi. Secara sederhana, stakeholder merupakan semua pihak yang terlibat dan bertanggung jawab dalam kepentingan suatu perusahaan/organisasi. Berdasarkan keberpengaruhannya, stakeholder dapat dibagi menjadi 2 macam:

Stakeholder internal, meliputi, organisasi/industri itu sendiri, pemegang saham, pemilik bisnis, dan para karyawan.
Stakeholder eksternal, meliputi, konsumen, supplier, pesaing, investor, pemerintah, sebuah komunitas lokal di suatu daerah, media, masyarakat secara umum, dan lain-lain.

Stakeholder dalam SIA aset tetap, antara lain, manajemen, departemen akuntansi, departemen pengadaan, departemen operasi, departemen IT, auditor, investor, vendor, dan pemerintah.

User

User merupakan semua entitas atau individu yang menggunakan sistem informasi ini untuk mencapai tujuan bisnis. Beberapa contoh user dalam SIA aset tetap antara lain sebagai berikut.

Staff akuntansi, bertanggung jawab untuk mengelola data keuangan dan informasi tentang aset tetap perusahaan, seperti melakukan pencatatan pembelian, penyusutan, dan penghapusan aset tetap.
Supervisor atau manager akuntansi, bertanggung jawab untuk memastikan bahwa data dan informasi yang dimasukkan ke dalam SIA Aset Tetap akurat, konsisten, dan sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan.
Staff atau supervisor pengadaan, bertanggung jawab untuk memasukkan informasi tentang pembelian aset tetap ke dalam SIA Aset Tetap, seperti deskripsi aset, tanggal pembelian, dan biaya.
Staff atau supervisor operasi, bertanggung jawab untuk memberikan informasi tentang kondisi dan perawatan aset tetap, seperti melakukan pemeriksaan rutin, perbaikan, dan penggantian aset tetap yang rusak atau usang.
Manager IT, bertanggung jawab untuk memastikan bahwa SIA Aset Tetap berjalan dengan baik, memelihara dan mengembangkan sistem, dan menyediakan dukungan teknis dan pelatihan bagi pengguna sistem.
Auditor, menggunakan SIA Aset Tetap untuk memeriksa dan mengevaluasi keandalan laporan keuangan perusahaan.
Pimpinan perusahaan, menggunakan SIA Aset Tetap untuk membuat keputusan strategis tentang penggunaan dan pengelolaan aset tetap.

Dalam SIA Aset Tetap, setiap user memiliki peran dan tanggung jawab yang berbeda terkait dengan pengelolaan dan penggunaan aset tetap. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memastikan bahwa setiap user memahami dan mengikuti prosedur dan kebijakan yang ditetapkan dalam penggunaan SIA Aset Tetap.

Input

Input adalah data atau informasi yang dibutuhkan oleh sebuah sistem untuk selanjutnya diproses sesuai dengan ketentuan proses yang telah ditentukan. Input dalam SIA aset tetap sebagai berikut.

Informasi Pembelian

Informasi pembelian aset tetap merupakan input utama dalam SIA Aset Tetap. Informasi ini mencakup deskripsi aset tetap, tanggal pembelian, biaya, dan sumber pendanaan pembelian.

Informasi Depresiasi

Depresiasi adalah pengurangan nilai aset tetap dalam jangka waktu tertentu. Informasi depresiasi digunakan untuk menghitung nilai bersih aset tetap, yang merupakan nilai aset setelah dikurangi nilai depresiasi. Informasi depresiasi biasanya dihitung berdasarkan metode depresiasi yang ditetapkan oleh perusahaan.

Informasi Perbaikan dan Pemeliharaan

Input tentang perbaikan dan pemeliharaan aset tetap diperlukan untuk memperbarui informasi tentang kondisi aset tetap dan biaya yang terkait dengan perbaikan dan pemeliharaan tersebut.

Informasi Penghapusan Aset Tetap

Input tentang penghapusan aset tetap diperlukan ketika perusahaan memutuskan untuk menghapuskan atau menjual aset tetap tertentu. Informasi ini mencakup tanggal penghapusan, nilai buku, dan biaya penghapusan.

Informasi Inventarisasi

Informasi inventarisasi aset tetap diperlukan untuk memverifikasi keberadaan aset tetap dan menentukan nilai buku yang akurat.

Informasi Lainnya

Input lain yang diperlukan dalam SIA Aset Tetap dapat mencakup informasi tentang peningkatan nilai aset tetap, penyesuaian akuntansi, dan lain sebagainya.

Output

Output merupakan hasil dari input yang telah diproses oleh bagian pengolah dan merupakan tujuan akhir sistem. Output yang dihasilkan oleh SIA Aset Tetap dapat berupa laporan, tabel, grafik, atau informasi lain yang diperlukan oleh perusahaan untuk mengelola aset tetap dan membuat keputusan bisnis. Output ini biasanya berisi informasi tentang nilai aset tetap, biaya perolehan, biaya depresiasi, biaya perbaikan dan pemeliharaan, dan informasi lainnya yang diperlukan untuk mengelola dan memantau aset tetap perusahaan. Output diharapkan dapat membantu perusahaan membuat keputusan bisnis yang tepat, memantau kinerja aset tetap, serta memenuhi kebutuhan pelaporan keuangan. Beberapa contoh konkret output dalam sistem informasi ini, antara lain, data/laporan hasil aset tetap, jurnal, buku besar, prosedur GL/RFS, laporan finansial perusahaan, anggaran investasi, bukti kas keluar, bukti memorial, dan surat permintaan transfer.

Referensi

Nash, John F. 1995. Pengertian Sistem Informasi. Jakarta: Informatika

https://fajarbaskoro.blogspot.com/2016/09/apsi-1-sistem-informasi.html

https://binus.ac.id/malang/2018/10/stakeholder-dan-tanggung-jawab-sosial-perusahaan

Cari Blog Ini

akmal-if

Tugas 1 APSI - Sistem Informasi Akuntansi Aset Tetap